Durante la pandemia, los socios de ImpactaLatam estaban trabajando en mejorar sus habilidades para generar y medir el impacto.
ImpactaLatam es un proyecto de 15 ONG latinoamericanas que trabajan en democracia, gobernanza y derechos humanos. Entre noviembre de 2020 y junio de 2021, co-diseñaron un toolkit único con consejos, diagramas y plantillas sobre cómo generar y medir el impacto. Puedes leerlo aquí.
¿Qué aprendieron los socios de este proceso? A finales de junio, realizaron un “café virtual” para compartir sus mejores consejos y trucos. Acá les presentamos sus tips:
I. Alinear el impacto del proyecto con la misión institucional (Acción Colectiva).
Curiosamente, lo que algunos encontraron más útil no fue evaluar el impacto (efecto), después de los hechos, sino configurar sus proyectos desde su inicio para asegurar su éxito.
El primer consejo, en este sentido, fue asegurar que el impacto deseado de un proyecto estuviera alineado con la misión de la organización. Esto significa que lograr el objetivo de un proyecto individual, claramente, promoverá la misión general de la organización.
II. Al planificar el proyecto, considerar las tareas, el equipo, las herramientas y el tiempo.
Un número importante de socios de ImpactaLatam sugiere que la planificación del proyecto implica tener presente cuatro elementos:
“Definir recursos y responsables desde el inicio y asegurarse que estas personas tengan las capacidades técnicas para hacerlo”.
- Tareas: Identifica todo el trabajo que debe realizarse en cada actividad. Incluye no solo la implementación del proyecto sino, también, la comunicación para dar a conocer el proyecto y el monitoreo y la evaluación.
“Definir responsables y plazos de las actividades de Monitoreo y Evaluación (M&E).” Ciudadanía y Desarrollo
2. Equipo: Todos deben tener claro quién en el equipo hará qué tareas. El rol del coordinador de proyecto es particularmente importante.
“Definir roles y garantizar tiempo para llevar a cabo el seguimiento y evaluación”. PODER
“Tener una reunión de alineación con el equipo ejecutor del proyecto”. Ciudadanía y Desarrollo
3. Herramientas: Asegúrate de que el equipo tenga las herramientas necesarias para llevar a cabo tareas como la planificación y la evaluación. El toolkit de ImpactaLatam cuenta con una serie de herramientas de este tipo, como una plantilla que incluye un cronograma para organizar el levantamiento de la evidencia, una sección de teoría de cambio para la planificación estratégica y otra de definición de indicadores y sus respectivos medios de verificación para la planificación del M&E.
“Unificar criterios y herramientas a usar en la medición con el equipo ejecutor”. Anónimo
“Invertir el tiempo que sea necesario en la creación de la teoría de cambio”. 1001 Ideas
“Estandarizar formatos de evaluación que sean de fácil entendimiento”. Ciudadanía y Desarrollo
4. Tiempo: El primer paso para en el proceso de planificación es completar el cronograma del proyecto con el equipo, donde cada miembro sepa cuándo debe hacer cada tarea. Pero este no es el último. En la siguiente sección, hablaremos sobre la importancia de la flexibilidad y las modificaciones en un proyecto. Estos momentos de adaptación requieren tiempo, por lo que tiene sentido planificarlos desde el principio.
III. Insertar el proyecto dentro del ecosistema.
Todos los tips anteriores permitirán lograr una buena planificación y, por ende, un mejor M&E. Sin embargo, por el momento, el foco está puesto sólo hacia dentro de tu organización. Para lograr un impacto realmente grande, debes incluir al ecosistema y sus actores claves. Esto significa incluir no solo a otras ONG sino, también, a lxs aliadxs naturales y catalizadores, identificar a detractores y competencia e incluir a lxs destinatarixs en la planificación y ejecución del proyecto.
“Integrar a beneficiarixs en la medición y evaluación”. Fundación Ciudadanía Inteligente (FCI)
La mayoría de las ONG no piensa en lxs beneficiarixs como co-diseñadores y co-implementadores de un proyecto. Los ven como receptores pasivos de ayuda pero con ello se están perdiendo una gran oportunidad de impacto. Lxs beneficiarixs tienen experiencia directa en los problemas que están experimentando y esto significa información importante para un diseño de proyecto más preciso y matizado.
Además, si se va a recopilar información de ellos como parte de su plan de M&E, es importante saber cuándo y cómo les gustaría entregar esa información; ¿por qué deberían participar si no están incluidos en la toma de decisiones?
“Socializar con las organizaciones la medición de impacto”. 1001 Ideas
No te acerques a los aliados naturales sólo después de los hechos. Introdúcelos en el proceso de planificación, particularmente, en la creación de la línea de tiempo y la teoría del cambio del proyecto. Obtendrás más compromiso, participación e información en el tiempo adecuado.
Finalmente, recuerda que estos métodos y herramientas pueden ser nuevos para tus aliadxs y destinatarixs. Es posible que debas invertir tiempo en explicarles qué es la medición de impacto o cómo funciona. De esta forma, todos podrán participar activamente cuando los necesites.
IV. Mantente flexible
Por último, recuerda ser flexible al implementar tu proyecto. Hacer cambios sociales y políticos es tremendamente complejo. Es casi imposible anticipar exactamente cómo funcionará un proyecto en la etapa de planificación.
Más bien, es más útil pensar en los elementos del proyecto, como el cronograma y la teoría del cambio (incluso los roles del equipo), como hipótesis que se probarán a través de la implementación del proyecto y luego se cambiarán según sea necesario, si los resultados terminan siendo diferentes a lo esperado. Esto significa esperar sucesos imprevistos a lo largo del proyecto y disponer de tiempo y procesos para adaptar el proyecto a estos.
“Hacer de la iteración una práctica cotidiana”.
El ritmo de esta adaptación difiere de un proyecto a otro y de una organización a otra. Algunas organizaciones intentan actualizar y mejorar su proyecto todos los días. Sin embargo, esto no es práctico para otras organizaciones. El factor crítico es que, cuando algo no funciona en el proyecto, se debe:
- Poner en pausa.
- Aprender de lo que está sucediendo como grupo.
- Decidir qué adaptación hacer como grupo.
- Implementar esa adaptación como grupo.
Si bien es posible avanzar a través de estos pasos sin ningún ritual o proceso existente, dejar de lado el “momento de reformulación” semanal, mensual, trimestral o anual, dependiendo del proyecto, hace que sea más probable reaccionar ante lo inesperado de manera receptiva y no proactiva. Por esto, se debe tener programada una pausa. Si no se necesita ningún cambio, ¡genial!, continúas con lo planificado. Pero, si se necesita un cambio, tienes un momento dedicado para considerarlo.
“Ponerse plazos que incluyan momentos de reformulación, si son necesarios”.
¿Qué adaptaciones podrían ser necesarias? Fundación Ciudadanía Inteligente (FCI) señaló que podría ser necesario rediseñar resultados e indicadores, que son parte de la teoría del cambio y del plan de M&E.
“Tener en cuenta las consecuencias inesperadas para un M&E más flexible”. Diálogos
Otro enfoque de adaptación, propuesto por 1001 Ideas, es probar nuevas herramientas y métodos con “proyectos pequeños”, donde el riesgo de equivocarse es menor y se siente menos estresante aprender, fallar y probar cosas nuevas.
ImpactaLatam es un proyecto en curso, por lo que estamos seguros de que tendremos nuevas lecciones en el futuro. ¡Mantente atento a nuestras noticias en redes sociales!
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Mer Joyce es la fundadora de Do Big Good (EN), un socio de soporte técnico de ImpactaLatam (ES). Puedes contactarla en castellano o inglés en Mer@dobiggood.com
